Fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia dovranno essere emesse sotto forma di FATTURA ELETTRONICA. Sono esonerati dall’obbligo di emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).

La fattura elettronica non è altro che un file XML, compilato secondo le specifiche fornite dall’Agenzia delle Entrate, con tutti i dati che normalmente si trovano nella fattura cartacea. Questo file deve essere inoltrato tramite PEC, Sito web, App, Web services o FTP al Sistema di Interscambio (SDI).

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La prima premessa è che IL MODO DI EMISSIONE DELLE FATTURE NEL PROGRAMMA E’ IL MEDESIMO. Cioè i pulsanti da premere o spuntare per poter “stampare” una fattura sono gli stessi di prima.

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Anziché generare un file Word (o OpenOffice), il compito di DATOS Gestione Affitti in questo ambito è di generare un file XML conforme da inoltrare al SDI. Se la data fattura è uguale o successiva al 1/1/2019  allora viene generata la fattura elettronica anziché quella cartacea.

Se il conduttore ha un “codice destinatario” allora viene inserito nel campo evidenziato, altrimenti si inseriscono 0000000 (7 zeri – cliccando sulla scritta sottolineata “Codice destinatario”) e si indica un eventuale indirizzo PEC in modo tale che il SDI invii la fattura al destinatario. Nel caso il destinatario non abbia un codice destinatario o una PEC, oppure fallisca l’invio da parte del SDI allora l’Agenzia delle Entrate consiglia di inoltrare voi la fattura al destinatario.

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Inizialmente se il campo codice destinatario non sarà valorizzato, mostreremo il seguente messaggio di avvertimento ma la fattura sarà valida perché inseriremo noi 0000000. Il messaggio viene mostrato per una vostra verifica i primi tempi. A regime inseriremo automaticamente 0000000 senza mostrare avvisi.

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Tenete con inoltre che la seguente opzione di tipo emissione fattura (Una soltanto intestata a tutti i conduttori) rimarrà per ragioni storiche e di stampa della fattura cartacea ma non ha alcun senso per la fattura elettronica, in quanto le specifiche impediscono di inserire più di un Cessionario/Committente.

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Altre informazioni utili, legate all’affitto, per la produzione della fattura elettronica le trovate nella seguente scheda:

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Nel campo note “Addizionali in Fatt. Elett.“, oltre a quello già esistente “Fatture/Ricevute/avvisi” potete inserire delle note o informazioni che genereranno, nella fattura elettronica, delle righe di dettaglio (con importi a zero) aventi le descrizioni inserite. I pulsanti sopra il campo note serve ad inserire nel campo delle informazioni già pronte prese dall’affitto. Nell’esempio di sopra la fattura elettronica verrà generata con la prima riga di dettaglio contenente le note:

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A proposito di diciture, quella del BOLLO non è più necessaria in quanto nel file XML c’è un campo qualificato per l’importo dell’eventuale bollo in fattura e che il programma valorizza in automatico. Il totale dei bolli dovuti per le fatture elettroniche vanno pagati dopo l’anno fiscale con un modello F24. Noi aggiungeremo una funzionalità apposta per questo in versioni future.

La finestra di emissione non conterrà più un file Word (o OpenOffice) ma la dicitura “Fattura elettronica – XML – SDI”.

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Facendo doppio click sulle righe vi verrà aperta una finestra con il contenuto del file XML – SDI che dovrà essere inoltrato all’Agenzia delle Entrate.

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Premendo il pulsante Emetti (come si faceva anche prima) viene aperta una sottocartella della sottocartella SDI della cartella del programma, il cui nome è la data d’emissione. All’interno troverete tutti file generati in quella data. Il programma raggrupperà le fatture per locatori in file ZIP che rispettano la convenzioni dei nomi per la fatturazione elettronica. In questo modo basterà inoltrare il file ZIP per emettere presso il SDI tutte le sue fatture che si trovano all’interno.

NOME DEI FILE: chiariamo che come da specifiche tecniche del SDI, il nome dei file deve rispettare determinati criteri ed essere univoci. Per questa ragione viene gestito da noi per garantire ciò. Quindi NON modificate il nome e NON chiedeteci di applicare altri criteri di numerazione.

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Se non volete il raggruppamento in file ZIP, potete spuntare la seguente opzione delle Impostazioni.

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Le fatture elettroniche emesse finiscono poi nella seguente scheda dello Scadenzario con lo stato “Da inoltrare”. In questo modo non perdete traccia dell’inoltro al SDI.

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L’inoltro al SDI del file XML della fattura è una operazione che deve fare l’utente. Il servizio di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate permette benissimo di inoltrare, sia i singoli file XML sia i file ZIP generati da noi con le fatture raggruppate. La conservazione sostitutiva è un servizio gratuito del sito dell’Agenzia delle Entrate (da richiedere).

Di seguito illustriamo i passi da seguire per inoltrare con il servizio dell’Agenzia delle Entrate.

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Una volta inoltrata al SDI allora potete cambiare lo stato e le note, anche in gruppo, con l’apposito pulsante. Le fatture spariscono da questa scheda soltanto quando lo stato sarà uno dei due evidenziati.

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Se dovete stampare, od inviare, una copia proforma della fattura allora utilizzate il pulsante Stampa. Questo pulsante stampa le fatture con gli stessi modelli e le stesse modalità di prima.

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Per cambiare la dicitura in alto (es: “Fattura Proforma“, “Fattura proforma – segue fattura elettronica“, “Nota di credito proforma“, ecc.) dovete cambiare sia i testi dell’Impostazioni generali sia il titolo del documento nei rami di fatturazione dei singoli locatori.

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Il pulsante Apri XML – SDI apre la finestra di visualizzazione della fattura selezionata. Nella quale potete aprire il percorso originale della fattura; cioè sotto gli allegati del locatore (sottocartella anno fiscale della sottocartella Fatture).

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Il pulsante Apri cartella SDI, apre la cartella più recente in cui sono stati emessi dei file XML.

L’elenco delle fatture rimane come prima ma con l’aggiunta di una sezione dedicata alla fattura elettronica.

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Il pulsante F.E. in file ZIP vi premette di raggruppare per locatore, in file ZIP, tutte le fatture selezionate. Alla fine del processo viene aperta la cartella SDI dove sono stati depositati i file. Questa funzionalità è molto utile nel caso di fatturazione sui pagamenti; per cui il raggruppamento può avvenire solo dopo la singola emissione delle fatture per effetto dell’aggiunta del pagamento.

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Il file Esporta in PDF funziona anche con le fatture elettroniche producendo, come prima, dei singoli PDF della stampa cartacea delle fatture.

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Il Sistema di Interscambio prevede anche l’esistenza di intermediari che fanno l’inoltro, la firma digitale (non obbligatoria), la conservazione sostitutiva e che tengono traccia dello stato presso il SDI. Esempi di intermediari sono: Aruba con DocFly Fatturazione Elettronica, Teamsystem con Agyo, ecc.

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Altri interventi di cui non abbiamo una data certa ma che stiamo valutando attentamente sono:

  • Generazione di un elenco di bolli virtuali dovuti per fatture e conseguente stampa del modello F24 per il pagamento. Non si renderà necessario fino al 2020.
  • Invio dei file XML al SDI o agli intermediari, direttamente dalla finestra d’emissione.
  • Importazione dei file XML contenente delle fatture passive nel nostro attuale elenco delle Fatture fornitori.

 

 

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Conformità GDPR per gli accessi

Per rendere conforme, ai criteri GDPR in materia di protezione dei dati personali, la politica degli accessi al programma, il nostro software “Gestione Affitti” ha messo il seguente pulsante nell’elenco degli utenti:

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Tenete presente che questi criteri non sono indispensabili per il GDPR qualora chi utilizza il programma è lo stesso utente del PC in cui c’è già una politica simile di password o comunque in altre situazioni per cui la politica di sicurezza messa in atto non lo richiede. Informatevi con un vostro legale o consulente se sono necessari questi doppi criteri tra utente Windows e utente del programma.

Questa operazione comporta che:

  1. Gli utenti non potranno avere la password in bianco.
  2. Quando si cambierà la password verranno applicati i seguenti criteri di complessità: lunghezza minima di 8 caratteri e dovranno contenere almeno 2 caratteri delle seguenti categorie: numeri, minuscole e maiuscole (es: PAssword12).
  3. Dopo 5 tentativi di accesso falliti, l’utente verrà “sospeso“. La “riabilitazione” potrà farla soltanto un utente con i permessi di “Amministratore”.
  4. Dopo 6 mesi la password dovrà essere cambiata.
  5. Se un utente non entra nel programma nell’arco di un anno allora verrà “sospeso“. La “riabilitazione” potrà farla soltanto un utente con i permessi di “Amministratore”.
  6. Tutti gli accessi, cambio di password, disabilitazione, ecc. verranno inseriti nel registro di attività del programma.

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Una volta attivata la conformità GDPR questa potrà essere tolta soltanto da un utente con i permessi di “Amministratore”. Quindi prima di attivare questa funzionalità prendete in considerazione le seguenti azioni:

  1. Creare tutti gli utenti. Molti clienti utilizzano soltanto un utente per tutti.
  2. Togliere i permessi di amministratore agli utenti non responsabili dell’amministrazione e della sicurezza del programma.
  3. Reimpostare la password a tutti gli utenti per mettere in atto i nuovi criteri di complessità password.

Gli utenti amministratori non dovranno dimenticare le loro password altrimenti l’operazione di riabilitazione potrà essere fatto soltanto da DATOS dietro al compenso di € 30,00+IVA.

Invio via email dal programma

Per l’invio via email di documenti dall’interno dal programma è necessario configurare le credenziali per l’invio SMTP del gestore patrimoniali quando gli affitti sono in gestione Completa o Parziale.

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Altrimenti se l’affitto è in gestione Invisibile va configurato nel proprietario.

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Gli indirizzi email del conduttore vanno inseriti nella scheda Recapiti.

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Nella scheda Preferenze invece potete scegliere la modalità di emissione per tre diversi tipi di documento.

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L’invio effettivo via email viene fatto nella finestra d’Emissione del programma di cui trovate di sotto l’indirizzo alla Guida:

http://www.datos.it/help/emissione_documenti.htm

 

Dati contraddittori sul sito dell’ISTAT

Oggi è stato rilasciato il comunicato ISTAT con i prezzi al consumo relativi a Giugno 2017 ma abbiamo riscontrato la seguente contraddizione. Sul testo del comunicato c’è scritto:

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Che la variazione dell’indice FOI, escluso i tabacchi, è del 1,1% ma aprendo il foglio Excel delle serie storiche che si trova nella pagina del comunicato, troviamo che l’indice è 1%.

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Abbiamo scritto all’ufficio stampa e agli indirizzi riportati nel comunicato per capire quale sia il dato vero. Quindi sul programma non verranno aggiornati gli indici finché non ci venga data una risposta ufficiale.

Aggiornamento ore 10.30. L’ISTAT ha risposto. L’indice giusto è 1,1%.

Split payment

Con decorrenza dal 1/7/2017 il Decreto-Legge n. 50/2017 ha esteso il meccanismo della scissione dei pagamenti dell’IVA (in breve “split payment“) nei confronti delle:

  • società controllate direttamente dagli Enti locali (Province, Comuni, ecc.);
  • società controllate direttamente o indirettamente dalle società di cui al punto precedente.

In precedenza lo split payment si applicava con la fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione (dal 1/1/2015).

Prima il nostro programma non teneva traccia dello split payment nell’anagrafica nell’affitto e  una corrispondenza contabile corretta di rate e pagamenti. Per esempio i pagamenti dovevano essere aggiunti includendo l’IVA anche se in realtà veniva pagato l’imponibile. Visto l’estensione di questo meccanismo ad altre categorie abbiamo deciso di rendere coerenti e complete le anagrafiche nel gestionale.

Ora tra le opzioni di fatturazione degli affitti c’è una opzione chiamata Split payment a cui è associata la data a partire dalla quale è diventato per legge l’obbligo di quel meccanismo. Per esempio se inserisco un affitto alla P.A. con decorrenza 1/9/2017 allora devo mettere come data 1/1/2015; oppure se inserisco un affitto con data di decorrenza 1/8/2017 di una società direttamente controllata da un Comune allora la data deve essere 1/7/2017. Attenzione: per il momento quest’opzione è valida soltanto per gli affitti soggetti a fatturazione anticipata.

Per i nuovi affitti, nella scheda relativa ai dati di fatturazione ci sono i seguenti campi:

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Per gli affitti già inseriti nel programma basterà aprire l’affitto e spuntare la seguente opzione. Attenzione: non è possibile fare questa operazione in gruppo; dovrete aprire uno per uno gli affitti e spuntare l’opzione.

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Il programma allora richiederà la data a partire dalla quale, per legge, i soggetti in affitto sono obbligati allo split payment.

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Se ci fossero dei pagamenti che vanno a coprire delle rate che entrano nel meccanismo dello split payment allora il programma chiederà conferma per corregge i pagamenti senza l’IVA.

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Nel caso di fatturazione anticipata nell’elenco delle rate compare una colonna per indicare sulla singola rata il meccanismo dello split payment.

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In altre elenchi relativi alle rate, come ad esempio lo Scadenzario, ci sarà la colonna per indicare lo split payment.

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Lo split payment ovviamente va a impattare anche la Prima Nota; per cui sia nell’elenco dei movimenti sia nella finestra di modifica c’è l’opzione.

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Oltre agli aspetti contabili e anagrafici, le locazioni soggette a fatturazione con split payment devono avere l’indicazione in fattura di quel meccanismo e avere un campo Netto da pagare che escluda l’IVA. A questo proposito abbiamo creato un nuovo modello di di documento per fattura che potete scegliere nell’anagrafica dell’affitto.

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ATTENZIONE: vi ricordiamo che Gestione Affitti gestisce la fatturazione elettronica sia con le P.A. sia con i privati. Quindi in questo caso non è necessario la personalizzazione di un modello di fattura.

Calcolo IMU / TASI

Il calcolo dell’IMU e della TASI può essere eseguito da due posti nel programma. Il primo è quello di andare nell’elenco dei proprietari, selezionare il proprietario e cliccare sul pulsante Elabora il calcolo dell’IMU/TASI:

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Oppure aprire il locatore e cliccare sulla voce Calcolo dell’IMU/TASI del menù

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Nella prima schermata c’è una spunta per decidere se caricare eventuali dati intermedi salvati in precedenza. Vedremo più avanti che nel caso di chiusura della finestra oppure quando si clicca su Annulla allora viene chiesto se salvare i dati.

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Andando Avanti, il programma verifica che l’anno corrispondente al calcolo dell’IMU sia lo stesso che c’è nell’anagrafica aliquote dell’elenco dei Comuni. Se non è lo stesso anno allora viene aperta la finestra dell’elenco dei Comuni con in alto tutti quelli relativi alle unità immobiliari di quel locatore. Tenete presente che la maggioranza delle volte al momento dell’acconto non sono disponibili le aliquote aggiornate quindi potete prendere quelle dell’anno precedente.

Attenzione: l’aliquota per i contratti agevolati (3+2, studenti universitari, ecc.) deve essere al lordo dello sconto del 30%; il programma applicherà il 30% all’aliquota che avete indicato.

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Se ci sono errori per mancanza di alcuni dati nelle anagrafiche delle unità immobiliari allora il programma mostra una finestra d’errore:

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e vengono evidenziati in rosso i campi mancanti.

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In questa prima scheda l’utente può modificare le aliquote predefinite e altri dati (codici tributo e percentuale possessore TASI) sulla base di quello che è stato inserito nelle anagrafiche del Comune. Le funzionalità dei pulsanti sono le seguenti:

  • Apri unità immobiliare: permette di aprire la finestra di modifica dell’unità immobiliare selezionate nell’elenco.
  • Modifica aliquote Comune: permette di modificare le aliquote del Comune dell’unità selezionata; una volta confermata la modifica chiede se applicarla a tutte le unità di quel Comune in questo elenco.
  • Modifica selezionati: permette di modificare in gruppo i dati delle unità selezionate.
  • Cerca delibera del Comune: apre il browser predefinito con la pagina relativa alle sue delibere IMU/TASI.

Andando Avanti, se ci sono delle unità con dati mancanti allora il programma chiederà conferma per eliminarle nel calcolo della scheda successiva.

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Nella scheda successiva troveremo i dati calcolati e cliccando sul tasto + se possono vedere e modificare i diversi periodi, con la relativa aliquota, presi in considerazione dal programma per il calcolo.

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Le funzionalità dei tasti in alto sono le seguenti:

  • Modifica periodo: apre una finestra per modificare i dati del periodo selezionato. Quando viene salvata la modifica allora il programma ricalcola l’imposta sulla base della modifica.
  • Aggiungi periodo: permette di aggiungere un periodo sull’unità selezionata. Con il salvataggio del nuovo periodo, il programma ricalcolerà la relativa imposta. Fate attenzione a non inserire periodi che si sovrappongono perché il programma non fa controllo su quello. Nel caso della TASI ci può essere il periodo per tutto l’anno dell’aliquota base perché serve come aliquota predefinita da prendere quando l’unità non è occupata da un conduttore.
  • Elimina periodo: elimina il periodo selezionato nell’elenco. Fate attenzione perché se non ci sono periodi il programma calcolerà a zero l’imposta in questione.
  • Rigenera periodi: permette di rigenerare in gruppo i periodi per l’unità selezionata. Utili nel caso avete cancellato o modificato dei dati in precedenza per cui volete ripristinare il tutto oppure se avete modificato delle aliquote nella scheda precedente e volete che il programma apporti le modifiche predefinite al calcolo con le nuove aliquote. Attenzione perché i periodi esistenti vengono cancellati.

Andando Avanti, il programma calcola le imposte totali relative a tutti i locatori. In alto troverete un pulsante Stampa F24 per stampare il modello F24 relativo al pagamento di queste imposte.

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Cliccando sul pulsante, in basso a destra, Salva e chiudi il programma salverà nelle schede del locatori i dati riassuntivi delle due imposte.

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Facendo doppio click sulla riga oppure sul pulsante Apri viene aperto un PDF con tutti i dati relativi al calcolo.

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Ravvedimento della registrazione con calcolo sull’intera durata

AGGIORNAMENTO:

La CTP di Milano con sentenza 1874/3/18 ha sancito la correttezza della scelta di ravvedere l’imposta per la prima annualità in sede di registrazione di contratto anziché come chiesto, a torto dall’Agenzia delle Entrate, per tutta la durata.

Quindi l’opzione che avevamo inserita non è più necessaria e andrà tolta nei prossimi aggiornamenti.


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